DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS À NOSSA CONTABILIDADE MENSALMENTE
Com a finalidade de orientar V.sas., elaboramos alguns procedimentos dirigidos aos documentos fiscais e contábeis, a fim de que possamos atendê-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais.
Departamento Fiscal
1. As notas fiscais de compras de mercadorias, matérias-primas, ativo imobilizado e as de vendas e prestação de serviços devem ser ordenadas e enviadas ou serão retiradas no início de cada mês, para registro e/ou classificação e posterior contabilização.
2. Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos deverão ser PREFERENCIALMENTE enviados por meio de fotocópias, no qual seja legível a autenticação bancária.
Departamento Pessoal
1. Rescisões contratuais, recibos de férias, comprovantes e folhas de pagamento, planilhas de comissões e variáveis de salários, documentos para registro de empregados etc..., devem ser encaminhados sempre em tempo hábil para que se possa proceder ao andamento das rotinas, conforme prazos mencionados no item 4 deste.
Departamento Contábil
1. Extratos bancários: verificar a sequência da movimentação da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o período faltante, ou solicitar um extrato mensal (Banco, Fax, Correio ou Internet);
2. Depósito bancário: anexar cópia do comprovante de origem. Por exemplo: recebimento de duplicata anexar cópia desta;
3. Avisos de cobrança: anexar cópias das duplicatas.
4. Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc...;
5. Contrato de seguros, empréstimos, financiamentos etc...(enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas.
6. Despesas com: condução e correio; usar o vale-despesas para cada item.
7. Despesas com: refeições, combustível, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas, somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal de venda de produtos ou serviços.
8. Recebimentos de duplicatas por caixa: anexar cópia da mesma ao depósito ou anotar a data do recebimento no verso.
9. OBSERVAÇÕES: Notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (sócios, esposas, filhos, etc...) não deverão ser enviadas, pois não possuem valor contábil.
